Jak napisać regulamin sklepu internetowego - najważniejsze elementy
Sprzedawcy w sieci nie mają bezpośredniego kontaktu z klientem, co oznacza, że wszystkie najważniejsze informacje powinny znajdować się na stronie internetowej sklepu. Z tego powodu bardzo istotne jest przygotowanie szczegółowej dokumentacji, jaką jest regulamin sklepu. Jak napisać regulamin sklepu internetowego i jakie są jego najważniejsze elementy, które musi zawierać taki dokument?
Sprzedawcy w sieci nie mają bezpośredniego kontaktu z klientem, co oznacza, że wszystkie najważniejsze informacje — takie jak charakterystyka produktów, jego wygląd czy zasady związane z kupnem, płatnością, dostawą oraz ewentualną reklamacją lub zwrotem towarów — powinny znajdować się na stronie internetowej sklepu. Z tego powodu bardzo istotne jest przygotowanie zarówno poprawnych opisów, wyraźnych zdjęć, ale także szczegółowej dokumentacji, jaką jest regulamin sklepu. Jak napisać regulamin sklepu internetowego i jakie są jego najważniejsze elementy, które musi zawierać taki dokument?
Podstawy prawne regulaminu sklepu internetowego
Polskie prawo nie reguluje tego, w jaki sposób powinien być napisany regulamin sklepu, który swoją działalność prowadzi w sieci. Oczywiście istnieją zapisy, które regulują jego zawartość, jednak nigdzie nie jest przedstawiony swoisty “przepis” na regulamin. Punktem wyjścia do napisania prawidłowego regulaminu sklepu internetowego powinny być zapisy w ustawach o prawach konsumenta, o ochronie konkurencji i konsumentów czy dotyczących świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Warto też zapoznać się z fragmentami nowego rozporządzenia unijnego (RODO), które również zawiera w sobie informacje na temat elementów, które powinien zawierać regulamin eSklepu.
Najważniejsze elementy regulaminu sklepu internetowego
Co zatem powinien zawierać właściwy, zgodny z prawem regulamin eSklepu? Zanim omówimy poszczególne jego elementy, należy wspomnieć, że treść tego dokumentu powinna być zapisana w sposób zrozumiały dla konsumenta — wraz z podziałem na sekcje — tak aby jego lektura nie sprawiała problemów.
Kolejną istotną kwestią jest zamieszczenie w regulaminie informacji na temat firmy (sklepu internetowego), czyli podstawowych danych takich jak pełna nazwa — wraz z określeniem formy prawnej — adres, numer identyfikacji podatkowej (NIP), telefon kontaktowy oraz adres poczty elektronicznej. Dzięki tym danym konsumenci będą mogli skontaktować się z przedsiębiorstwem w każdej spornej kwestii, a także zweryfikować jej istnienie.
Następnym ważnym elementem regulaminu jest określenie tego, jakie produkty lub usługi oferuje sklep internetowy. Nie należy jednak szczegółowo ich opisywać, ponieważ informacje te i tak będą dostępne na poszczególnych kartach (stronach) produktów. Wystarczy krótka, zwięzła informacja.
Każdy regulamin sklepu internetowego musi też zawierać zapis wskazujący na to, że wszystkie informacje na swój temat, które konsument pozostawia na stronie (imię, nazwisko, numer telefonu, adres, e-mail i inne) są zabezpieczone zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
W tym momencie warto wspomnieć także o tym, że RODO — czyli rozporządzenie unijne, dotyczące ochrony danych osobowych — które w życie wejdzie 25 maja 2018 roku, wymaga od przedsiębiorców zamieszczenie w regulaminie bardziej szczegółowych zapisów. Mają one informować konsumentów o tym, w jakim celu i w jakim zakresie będą przetwarzane ich dane, o tym że w każdej chwili mogą zażądać zaprzestania ich przetwarzania, oraz że w razie wszelkich uchybień mają oni możliwość wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzorującego. Więcej o RODO i nowościach, jakie wprowadzi to unijne rozporządzenie przeczytać można w artykule na blogu Polityka Bezpieczeństwa.
W dokumencie regulujących najważniejsze kwestie działalności sklepu internetowego powinny znajdować się także informacje na temat tego, w jaki sposób — i w jakim terminie — konsument powinien zapłacić za zakupiony towar. Regulamin powinien też informować klienta o ewentualnych opłatach dodatkowych. Innym ważnym elementem tego dokumentu są także informacje o sposobach dostawy, ale także ich kosztach.
W przypadku sklepu internetowego, jego regulamin powinien zawierać także zapis o warunkach świadczenia usług drogą elektroniczną, czyli wymagania sprzętowe, jakie spełnić musi klient, aby móc skorzystać z oferty sklepu.
Regulamin musi także informować konsumenta o tym, w jaki sposób może on odstąpić od zawartej ze sklepem umowy sprzedaży i że ma do tego prawo. Ważne jest podanie konkretnych terminów, w jakich czynność tę można wykonać oraz dostarczenie odpowiedniego formularza.
Jednym z ważniejszych elementów regulaminu sklepu internetowego powinien też być zapis dotyczący ewentualnych zwrotów czy reklamacji. W dokumencie musi znaleźć się informacja o tym, jaki czas na złożenie reklamacji lub zwrot ma konsument i na jakich warunkach odbywają się te procedury (np. która ze stron ponosi koszty przesyłki). W tym punkcie regulaminu należy też zawrzeć informację na temat produktów, których nie można zwrócić (np. treści cyfrowych czy prenumerat).
Klauzule niedozwolone
Spośród wielu elementów, jakie powinien zawierać regulamin sklepu internetowego, są też pewne zapisy, które pod żadnym pozorem nie powinny znaleźć się w takim dokumencie. Są to tak zwane klauzule niedozwolone, czyli zapisy, które w jakikolwiek sposób ograniczają prawa konsumenta, na rzecz rozszerzenia uprawnień sprzedającego.
Obecność takich zapisów w regulaminie oznacza, że klient nie ma obowiązku ich przestrzegać. Warto zapoznać się z rejestrem klauzul niedozwolonych prowadzonym przez UOKIK. Jest on dostępny w tym miejscu.
Jak napisać regulamin sklepu internetowego?
Stworzenie regulaminu eSklepu od podstaw może być czasochłonne, zatem wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z gotowych rozwiązań, w postaci szablonów regulaminów, w których tylko uzupełnia się najważniejsze informacje o firmie.
Innym sposobem jest skopiowanie regulaminu od konkurencyjnego sklepu internetowego, również dostosowując jego treść do własnych potrzeb.
Jakie wady oraz zalety mają oba te rozwiązania? O tym opowiemy już wkrótce w kolejnym materiale!
Czy ten artykuł był przydatny?
