Paragony i faktury w sklepach internetowych

Wszystkie zakupy dokonywane w sklepach stacjonarnych muszą być odpowiednio udokumentowane — czy to w postaci faktury, czy w postaci paragonu. Obowiązek wystawiania takich dokumentów przez sprzedawców wynika z ustawy o podatku od towarów i usług z 2004 roku. Czy tak samo muszą postępować właściciele sklepów internetowych? Jak wygląda kwestia wydawania paragonów lub faktur w e-handlu?

Paragon i faktura — podstawowa terminologia

Warto na początku wspomnieć, że oba te dokumenty służą jako środek rejestrujący sprzedaż w sklepach. Zupełnie inaczej sytuacja ta wygląda podczas sprzedaży wysyłkowej, czyli np. w sklepie internetowym.

Paragony i faktury w sklepie internetowym

W przypadku faktur obowiązek ich wystawiania w sklepie internetowym wynika również z ustawy o podatku od towarów i usług. Dokument ten musi być wystawiany za każdym razem, kiedy dochodzi do transakcji wysyłkowej — co wyraźnie zaznaczono w ustawie:

Art. 106b. 1. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• 1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług (...) dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

• 2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

Paragony natomiast muszą być wystawiane w przypadku sprzedaży stacjonarnej, jednak przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową mogą być z tego obowiązku zwolnieni na podstawie decyzji Ministra Finansów z roku 2014.

Aby jednak sprzedawca w sieci nie musiał wystawiać paragonu, musi spełnić kilka warunków. Pierwszym z nich jest forma zapłaty za towar — transakcje opłacone przelewem nie muszą być rejestrowane przy użyciu paragonu.

Drugą kwestią, która pozwala na zniesienie obowiązku posiadania kasy fiskalnej w sklepie internetowym są jego roczne obroty — paragony nie muszą być wystawiane, o ile sklep zanotował obrót na poziomie niższym niż 20 tysięcy złotych rocznie.

Innym czynnikiem decydującym o braku konieczności wystawiania paragonów w eSklepie jest konieczność prowadzenia rejestru wpłat wraz z dokładną informacją, jakich towarów one dotyczą.

Należy również wiedzieć, w jakich przypadkach wymagane jest posiadanie kasy fiskalnej — a więc kiedy podczas sprzedaży wysyłkowej trzeba przekazać kupującemu paragon.

Wspomniano wcześniej, iż zakup nie musi być dokumentowany paragonem w przypadku kiedy płatność została w całości wysłana sprzedawcy np. przelewem, a towar dotarł do odbiorcy pocztą lub kurierem.

Jeśli jednak konsument ma możliwość odebrania zamówionego on-line towaru w oddziale sklepu, musi on otrzymać wraz z produktem potwierdzenie transakcji — czyli paragon. Podobnie jeśli klient zapłaci za towar przy odbiorze gotówką.

Kiedy przekazać paragon podczas zakupów on-line?

Pewne wątpliwości pośród sprzedawców w sklepach internetowych może budzić kwestia tego, w którym momencie należy wydać paragon klientowi. W przypadku przedpłaty za towar lub płatności gotówką przy jego odbiorze w sklepie, dokument powinien być przekazywany wraz z przedmiotem (lub w przesyłce).

Więcej wątpliwości sprawia sytuacja, kiedy do klienta towar jest wysyłany drogą pocztową z płatnością przy odbiorze — w takim przypadku na paragonie powinna widnieć data, kiedy przedmiot został fizycznie odebrany i opłacony przez klienta. Zatem wysyłanie w przesyłce za pobraniem paragonu uważane jest za błąd — dokument potwierdzający sprzedaż powinien trafić do klienta w późniejszym czasie.