Warunkiem rozpatrzenia reklamacji, pod rygorem nieważności, jest złożenie przez Uczestnika pisemnego oświadczenia o zaistniałej problemowej sytuacji pilotowi lub innemu reprezentantowi [...] tak, aby mogła być ona wyjaśniona już na miejscu a wszelkie niedogodności usunięte. Jeżeli Uczestnik nie uczyni tego, reklamacja złożona po powrocie nie będzie rozpatrywana.