Cło i VAT w sprzedaży do krajów spoza UE — obowiązki informacyjne sklepu

Eksport w e-commerce to nie zwykła paczka — to formalność celna i ryzyko podatkowe

Dla właścicieli e-sklepów z doświadczeniem na rynku unijnym sprzedaż zagraniczna wydaje się coraz bardziej naturalnym krokiem rozwoju. Problem w tym, że wyjście poza UE — np. do Szwajcarii, Wielkiej Brytanii czy Kanady — diametralnie zmienia zasady. Przestajesz być tylko sprzedawcą, a stajesz się eksporterem. I to nie w przenośni, ale dosłownie. A z tym wiążą się konkretne obowiązki — zarówno wobec fiskusa, jak i wobec klienta końcowego.

Zacznijmy od strony formalnej. Sprzedaż towaru poza granice UE zawsze podlega procedurze celnej. Niezależnie od tego, czy wysyłasz jedną paczkę miesięcznie, czy masz codzienny ruch międzynarodowy. Żeby w ogóle móc przejść przez odprawę celną, musisz mieć nadany numer EORI. To europejski identyfikator przedsiębiorcy, który rejestruje się jednorazowo na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Bez niego system nie przyjmie zgłoszenia celnego — nawet jeśli przewoźnik technicznie obsłuży transport. Gdy już masz numer EORI, kolejnym etapem jest złożenie zgłoszenia wywozowego. W praktyce najczęściej odbywa się to przez system AES (Automatyczny System Eksportu). Zgłoszenie towarzyszy fizycznemu przekazaniu przesyłki do urzędu celnego (lub przewoźnika uprawnionego do odprawy), a jego celem jest objęcie towaru procedurą wywozu. Wraz ze zgłoszeniem musisz dołączyć zestaw dokumentów:

• fakturę handlową,

• list przewozowy (np. CMR, AWB, bill of lading),

• ewentualne pozwolenia lub certyfikaty (np. pochodzenia, fitosanitarne, CE),

• w niektórych przypadkach — specyfikację towarów.

Po przejściu odprawy, system wystawia komunikat IE-599, który potwierdza, że towar fizycznie opuścił obszar celny Unii Europejskiej. Ten dokument jest istotny — to on decyduje, czy możesz zastosować stawkę 0% VAT. Bez niego urząd skarbowy może zakwestionować eksport i zażądać zapłaty VAT-u jak przy sprzedaży krajowej. Nie licz na „domniemanie eksportu” — potrzebujesz twardego potwierdzenia.

Szczególnie ostrożnym trzeba być przy eksporcie pośrednim, kiedy towar odbiera lub transportuje klient zagraniczny lub jego kurier. W takim przypadku również to Ty, jako sprzedawca, musisz mieć dokument potwierdzający wywóz poza UE — np. kopię IE-599 z systemu, dokumenty przewozowe lub inne dowody, że towar faktycznie trafił poza granicę wspólnoty. Brak dokumentacji? VAT do zapłaty — i to w terminie. Warto też pamiętać, że eksport wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania — towary wywiezione poza UE muszą być wykazane w deklaracji VAT oraz, jeśli przekraczasz progi statystyczne, także w systemie INTRASTAT. Choć formalnie obowiązek ten dotyczy transakcji z krajami UE, wiele firm raportuje globalne przepływy towarowe, by uniknąć nieporozumień z GUS-em. Każda paczka poza UE to nie tylko koszt wysyłki i etykieta. To pełna procedura celna, dokumentacja i potencjalne ryzyko podatkowe. A to dopiero połowa wyzwań — druga dotyczy relacji z klientem.

Klient poza Unią? Musisz go poinformować o możliwych kosztach. To obowiązek, nie opcja

Sprzedajesz zegarki do Kanady, ubrania do Wielkiej Brytanii albo kosmetyki do USA? Świetnie — rynek globalny to ogromny potencjał. Ale zanim wyślesz kolejną paczkę, odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy Twój klient wie, że może zapłacić dodatkowy VAT, cło lub opłatę manipulacyjną przy odbiorze? W praktyce setki e-sklepów tego nie komunikują. Efekt? Klient zamawia produkt za 100 euro, płaci online, a po kilku dniach otrzymuje wiadomość od przewoźnika, że musi dopłacić 30–40 euro, by odebrać paczkę. Nikt go o tym nie uprzedził. Skutek? Reklamacja, chargeback, negatywna opinia lub nawet oskarżenie o oszustwo.

Tymczasem obowiązek informacyjny w takiej sytuacji wynika wprost z prawa ochrony konsumentów. Sprzedawca jest zobowiązany do przekazania jasnej, zrozumiałej informacji o potencjalnych kosztach, które mogą pojawić się w związku z lokalnymi regulacjami podatkowymi i celnymi. A co więcej — brak takiej informacji może być uznany za wprowadzanie konsumenta w błąd. Jak to zrobić poprawnie? Najlepiej zadziała zasada: jasno, prosto i wszędzie tam, gdzie klient podejmuje decyzję o zakupie. Najważniejsze miejsca to:

• strona produktu (np. w formie przypisu),

• koszyk zakupowy (obok podsumowania ceny),

• regulamin (osobna sekcja „Dostawa międzynarodowa”),

• FAQ (często zadawane pytania przez klientów spoza UE).

Przykład dobrej praktyki: „Zamówienia realizowane poza UE mogą podlegać dodatkowym opłatom celnym i podatkowym w kraju odbiorcy. Ich wysokość zależy od lokalnych przepisów. Nasz sklep nie ma wpływu na wysokość tych opłat.” To uczciwa, neutralna komunikacja, która spełnia wymogi i zabezpiecza interes sklepu. Niektóre sklepy idą krok dalej i oferują model DDP (Delivered Duty Paid) — czyli rozliczenie należności celno-podatkowych po stronie sprzedawcy. Taka opcja sprawdza się zwłaszcza w segmencie premium, gdzie klienci oczekują kompletnej obsługi i nie chcą rozliczać się z lokalnymi urzędami celnymi. W praktyce realizuje to przewoźnik, np. DHL, UPS lub FedEx, który występuje jako przedstawiciel fiskalny. Koszt tej usługi wliczany jest w cenę produktu lub wysyłki. Dla mniejszych sklepów alternatywą może być jednoznaczna polityka „DAP” (Delivered At Place) — czyli odpowiedzialność za opłaty spoczywa na kliencie. Ale nawet wtedy nie zwalnia to sklepu z obowiązku poinformowania o tym przed finalizacją zamówienia.

Na koniec – aktualizacja regulaminu. Jeśli sprzedajesz poza UE, koniecznie umieść w nim odpowiednią klauzulę. Np.: „W przypadku zamówień dostarczanych poza UE, kupujący może zostać zobowiązany do uiszczenia lokalnych podatków, ceł lub opłat celnych, których wysokość zależy od kraju odbioru przesyłki. Sklep nie ponosi odpowiedzialności za te opłaty.” Właśnie taka formuła może ochronić Cię przed kosztownymi sporami i reklamacjami klientów zagranicznych.

Eksportujesz? To także Twoja odpowiedzialność za doświadczenie klienta  

Sprzedaż międzynarodowa to ogromna szansa, ale też spore wyzwanie prawno-podatkowe. Kluczem do bezpiecznego eksportu jest nie tylko spełnienie formalności celnych (numer EORI, odprawa AES, dokumenty wywozowe), ale też rzetelne i jasne informowanie klientów spoza UE o potencjalnych kosztach na granicy. Zignorowanie tego obowiązku może Cię kosztować więcej niż cała marża ze sprzedaży. W czasach, gdy opinie klientów kształtują reputację sklepu, transparentność i profesjonalizm to najlepsza inwestycja.

Jeśli dopiero zaczynasz sprzedaż poza UE — przemyśl strategię, skonsultuj się z agencją celną i zadbaj o dokumentację. A jeśli już działasz globalnie — sprawdź, czy Twoja polityka informacyjna naprawdę chroni Twój biznes. Może czas ją zaktualizować, zanim zrobi to niezadowolony klient? Napisz do nas, udzielimy potrzebnych informacji:  [email protected] zadzwoń: 22 390 91 05.