Czy e-sklep musi mieć Inspektora Ochrony Danych? Kiedy IOD jest obowiązkowy?

Rola Inspektora Ochrony Danych w kontekście RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wprowadziło funkcję Inspektora Ochrony Danych, którego zadaniem jest wspieranie firmy w przestrzeganiu przepisów. Inspektor odpowiada za sprawdzanie, czy procedury przetwarzania danych są zgodne z prawem, udzielanie porad w tym zakresie, szkolenie personelu oraz kontakt z Urzędem Ochrony Danych Osobowych (UODO). Rola ta różni się od jednorazowych audytów czy polityk bezpieczeństwa – IOD to osoba lub podmiot, który na bieżąco czuwa nad zgodnością działań z RODO. Może być zatrudniony w firmie lub działać jako zewnętrzny specjalista. Często pojawia się pytanie, czy zbieranie standardowych danych klientów, takich jak imię, nazwisko, adres czy e-mail, automatycznie oznacza konieczność powołania IOD. Odpowiedź zależy od konkretnych okoliczności, określonych w art. 37 RODO.

Kiedy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe?

Zgodnie z przepisami RODO, IOD musi być powołany w trzech przypadkach:

1. Gdy działalność prowadzi podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w ich funkcjach sądowniczych.

2. Gdy główna działalność firmy polega na systematycznym i regularnym monitorowaniu osób na dużą skalę, np. poprzez ciągłe analizowanie ich zachowań.

3. Gdy przetwarzane są dane wrażliwe (np. o zdrowiu, poglądach politycznych, orientacji seksualnej czy wyrokach skazujących) na dużą skalę.

W praktyce większość e-sklepów nie spełnia tych kryteriów. Standardowe dane zbierane w celu realizacji zamówień – takie jak imię, nazwisko czy adres dostawy – nie są danymi wrażliwymi, a ich przetwarzanie nie jest uznawane za monitorowanie na dużą skalę. Dlatego typowy handel internetowy zwykle nie wymaga IOD. Wyjątki dotyczą specyficznych branż. Na przykład e-sklep sprzedający suplementy diety, który analizuje dane zdrowotne w ramach programów lojalnościowych, portal oferujący wyniki badań medycznych lub platforma stosująca zaawansowane śledzenie użytkowników może podlegać obowiązkowi wyznaczenia IOD.

Dobrowolne powołanie IOD – czy to się opłaca?

Choć w wielu przypadkach e-sklepy nie muszą mieć IOD, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na jego wyznaczenie z własnej inicjatywy. Taki krok może wynikać z chęci zapewnienia pełnej zgodności z prawem lub budowania zaufania wśród klientów.

Korzyści płynące z posiadania IOD obejmują:

• Bieżący nadzór nad procesami przetwarzania danych.

• Zmniejszenie ryzyka kar w przypadku kontroli UODO.

• Wsparcie w kontaktach z urzędem.

• Wzrost wiarygodności firmy w oczach klientów i partnerów.

Brak IOD nie zwalnia jednak z obowiązków wynikających z RODO. Każdy e-sklep musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania, zapewniać prawa osobom, których dane dotyczą (np. prawo do usunięcia danych), oraz stosować odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne. Zaleca się udokumentowanie decyzji o niepowoływaniu IOD. Krótka analiza wskazująca, że w danej firmie nie występują przesłanki do wyznaczenia inspektora, może być przydatna w razie kontroli UODO, potwierdzając świadome podejście do obowiązków.

Zdecydowana większość sklepów internetowych nie ma obowiązku powoływania Inspektora Ochrony Danych. Taki wymóg dotyczy jedynie podmiotów przetwarzających dane wrażliwe, monitorujących użytkowników na dużą skalę lub należących do sektora publicznego. Dobrowolne wyznaczenie IOD może być jednak korzystne – to sposób na wzmocnienie bezpieczeństwa danych, poprawę wizerunku i zminimalizowanie ryzyka prawnego. Niezależnie od tego, czy IOD jest obecny, przestrzeganie RODO, regularne audyty procesów i dbałość o ochronę danych klientów pozostają istotne dla każdego e-sklepu.