Czy musisz mieć politykę prywatności w e-sklepie? Oto, co mówią przepisy

Polityka prywatności – obowiązek, który zaczyna się wcześniej, niż myślisz

Właściciele sklepów internetowych często zaczynają od projektowania logo, wyboru platformy e-commerce i integracji z systemem płatności. Tymczasem jednym z pierwszych kroków powinno być przygotowanie polityki prywatności. To dokument, który nie tylko realizuje obowiązek informacyjny wobec użytkowników, ale również chroni sprzedawcę przed ryzykiem prawnym. Wbrew popularnemu przekonaniu – brak polityki prywatności w sklepie internetowym może skutkować realnymi konsekwencjami, i to nie tylko finansowymi. Zgodnie z RODO oraz Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE), każdy podmiot, który gromadzi dane osobowe – choćby tylko imię, nazwisko i adres e-mail – musi poinformować użytkownika, w jakim celu to robi, kto jest administratorem tych danych, na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane oraz jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą. A to właśnie zawiera polityka prywatności.

Obowiązek informacyjny ciąży na Tobie od pierwszej sekundy obecności użytkownika w Twoim sklepie. Nie dopiero wtedy, gdy założy konto, zapisze się do newslettera czy sfinalizuje zakup. Od razu. A jeśli Twoja strona zbiera dane za pomocą plików cookies, o czym też większość właścicieli sklepów zapomina – to również wymaga poinformowania użytkownika. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli nie zbierasz danych przez formularz rejestracji, ale korzystasz z narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, to już masz obowiązek przedstawić odpowiednią informację w polityce prywatności. I tu warto od razu wyjaśnić jedną z najczęstszych pomyłek: polityka prywatności a polityka cookies to nie to samo. Cookies to tylko fragment większej układanki. Polityka prywatności to dokument kompleksowy. Powinien zawierać informacje o wszystkich danych, jakie zbiera Twój sklep – zarówno podczas zakładania konta, realizacji zamówień, jak i działań marketingowych. RODO precyzyjnie określa, jakie dane są uznawane za osobowe – i wbrew pozorom to nie tylko imię i nazwisko. Adres e-mail, numer telefonu, a nawet adres IP – to wszystko są dane osobowe, jeśli można na ich podstawie zidentyfikować użytkownika.

Właśnie dlatego nie warto korzystać z gotowych wzorów czy darmowych generatorów dostępnych w sieci. Choć brzmią kusząco, zwykle są zbyt ogólne, nie uwzględniają specyfiki Twojej działalności, a często nie spełniają wymogów wynikających z przepisów. UOKiK i UODO doskonale rozpoznają „kopiuj-wklej”, a w razie kontroli łatwo udowodnić, że polityka nie odpowiada realnym procesom przetwarzania danych w Twoim sklepie. Lepiej więc postawić na dokument przygotowany indywidualnie, najlepiej z udziałem prawnika specjalizującego się w e-commerce i ochronie danych osobowych.

Co dokładnie musi zawierać polityka prywatności w Twoim sklepie?

Co musi się znaleźć w dobrze przygotowanej polityce prywatności? Przede wszystkim:

• dane administratora (czyli Twoje – jako właściciela sklepu),

• informacje, jakie dane są zbierane i w jakim celu,

• podstawa prawna przetwarzania (np. zgoda, realizacja umowy, obowiązek prawny),

• informacje o odbiorcach danych (np. firmy kurierskie, dostawcy usług płatniczych),

• okres przechowywania danych,

• prawa użytkowników (m.in. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu),

• i – uwaga – sposób składania żądań przez klientów, czyli do kogo i jak mogą się zgłosić, jeśli chcą skorzystać z przysługujących im praw.

Nie można też zapominać o aspekcie technicznym – polityka musi być łatwo dostępna. W praktyce oznacza to, że link do niej powinien znajdować się w stopce każdej podstrony Twojego sklepu. I tak: powinien działać również na telefonie. To niby drobiazg, ale w razie kontroli – istotny.

Co z RODO, cookies i SEO? Więcej niż tylko obowiązek

RODO to tylko jedno z narzędzi, które kształtuje wymogi względem polityki prywatności. Drugim filarem są przepisy dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną. I choć brzmią mniej medialnie, ich naruszenie również może skończyć się kontrolą lub karą. Co istotne, zgodność z RODO nie kończy się na publikacji dokumentu. Polityka musi być „żywa”, czyli aktualizowana wtedy, gdy zmieniają się procesy w Twoim sklepie, np. gdy dodajesz nowy formularz, integrujesz system do remarketingu albo zmieniasz dostawcę hostingu. Właściciele e-sklepów często pytają, czy brak polityki prywatności realnie niesie za sobą konsekwencje. Odpowiedź jest prosta: tak. I to całkiem poważne. W skrajnych przypadkach – do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu. Oczywiście, w praktyce takie kary spotykają duże firmy, ale mniejsze podmioty mogą liczyć na kontrole, wezwania do poprawy i – co najbardziej bolesne – utratę reputacji. A klienci, którzy zobaczą brak polityki prywatności, po prostu nie zrobią u Ciebie zakupów.

Warto też spojrzeć na politykę prywatności z innej perspektywy – jako element zaufania i... SEO. Tak, dobrze skonstruowana polityka, która zawiera frazy kluczowe („polityka prywatności sklep internetowy”, „czy sklep musi mieć politykę prywatności”, „wzór polityki prywatności e-commerce”, „polityka prywatności RODO”) może pomóc w pozycjonowaniu Twojego sklepu. Google premiuje strony transparentne, zgodne z prawem i oferujące użytkownikowi pełne informacje. Dobrze napisana polityka prywatności nie musi być nudna ani zawiła. Powinna być zrozumiała dla przeciętnego klienta i jednocześnie zgodna z literą prawa. Używaj prostych, konkretnych sformułowań, unikaj żargonu prawniczego, który tylko zniechęca użytkowników. Pamiętaj też o tym, by w jednym dokumencie zawrzeć zarówno informacje o danych osobowych, jak i cookies. W przeciwnym razie narażasz się na zarzut niepełności polityki, a to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez e-przedsiębiorców.

Nawet jeśli nikt jeszcze nie zapytał Cię o politykę prywatności – to tylko kwestia czasu. Pytanie nie brzmi, czy ją mieć, ale, czy masz ją dobrze napisaną i zgodną z aktualnymi przepisami. I czy rzeczywiście opisuje to, co robisz z danymi swoich klientów. Bo jeśli nie – czas to zmienić. Zamiast martwić się później, warto działać teraz.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć skontaktuj się z naszymi specjalistami. Pomogą opracować Twoją politykę prywatności zgodnie z prawnymi wymogami: [email protected] lub zadzwoń: 22 390 91 05.