Incydenty naruszenia danych – jak je zgłaszać i minimalizować skutki

Czym właściwie jest naruszenie danych i co grozi za brak reakcji?

Najczęstsze przyczyny to błąd człowieka, dostęp osoby nieuprawnionej, zgubiony laptop, włamanie do systemu, niesprawny serwer. Rzeczy, które wcale nie muszą się wydarzyć w ogromnej korporacji — wystarczą niedopatrzenia w małej firmie. Jeśli informacje, które wyciekły, mogą umożliwić identyfikację osoby — to już incydent. I trzeba działać. Administrator danych ma 72 godziny na zgłoszenie poważnego naruszenia do Prezesa UODO — liczonych od momentu wykrycia, a nie wystąpienia problemu. W tym czasie należy również przeanalizować, czy konieczne będzie powiadomienie osób, których dane dotyczą. W niektórych przypadkach nie wystarczy komunikat w stylu „przepraszamy”. Trzeba uczciwie poinformować zainteresowanych, jakie dane wyciekły i co im realnie grozi. Jeśli firma nie zareaguje lub zrobi to nieprecyzyjnie, naraża się na grzywny, ale także na utratę wiarygodności — a to w obecnych czasach potrafi uderzyć znacznie mocniej niż kara administracyjna.

Jak przygotować plan działania?

Największy błąd to improwizacja. Plan reagowania powinien istnieć, zanim coś się wydarzy. Nie musi być skomplikowany. Ma być skuteczny i zrozumiały dla zespołu.

1. Analiza ryzyka

Pierwszy krok to określenie, które dane są najbardziej wrażliwe i gdzie się znajdują. Kto ma do nich dostęp? Czy jest to dostęp kontrolowany, czy otwarty „bo tak wygodniej”? W jakim stanie są zabezpieczenia techniczne? W ilu miejscach przechowywane są kopie? To nie są pytania dla działu IT. To zadania dla zarządzających firmą.

2. Kto reaguje w razie incydentu

Trzeba wskazać osoby odpowiedzialne za szybkie wykrycie, ocenę i formalne zgłoszenie incydentu. Nie może być tak, że nikt nie wie, kto ma się tym zająć. Albo, że jedyna osoba od ochrony danych właśnie jest na urlopie. Zespół powinien mieć jasny zakres obowiązków. Potrzebny jest minimum jeden człowiek, który zna się na RODO, ktoś z działu technicznego i ktoś odpowiedzialny za komunikację. I wszyscy powinni wiedzieć, jak mają współpracować.

3. Co robimy krok po kroku

Gdy dojdzie do naruszenia, nie ma czasu na ustalanie planu. Wszystko musi być rozpisane wcześniej:

• Jakie dane wyciekły?

• Skąd?

• Jaką drogą?

• Jakie działania naprawcze są możliwe?

• Kto zgłasza do UODO?

• Kto informuje klientów?

• Czy musimy zabezpieczyć serwery?

• Czy trzeba odłączyć dostęp pracownikowi?

Im szybciej padną te pytania, tym większa szansa na ograniczenie skutków.

4. Komunikacja

Przygotuj szablony zgłoszeń do UODO, komunikaty do klientów, procedurę informowania prasy (jeśli wyciek będzie poważny). Język komunikacji powinien być prosty, a nie „prawniczy”. Klienci nie chcą dowiadywać się, że doszło do „incydentu naruszenia integralności zasobu danych osobowych w zakresie dostępności”. Chcą wiedzieć, co się stało, co im grozi i co firma zrobiła, by sytuacja się nie powtórzyła.

5. Dokumentacja

Każdy krok powinien być zapisany: od momentu wykrycia incydentu, przez reakcję techniczną, zgłoszenie, aż po działania końcowe. Na koniec — raport. Nie tylko dla UODO, ale też wewnętrzny. Co zawiodło? Co zadziałało? Co trzeba poprawić? Bez tego każda kolejna sytuacja będzie równie chaotyczna.

Najczęstsze błędy firm

Największy? Myślenie: „u nas się to nie zdarzy”. Drugi w kolejce? Posiadanie procedur, które nigdy nie zostały przećwiczone. Firmy często mają dokument, który powstał „bo musiał być”, ale nikt nie wie, co w nim jest. Nikt go nie testował. W dniu incydentu okazuje się, że nikt nie wie, kto ma zgłaszać do UODO, kto kontaktuje się z klientem, a kto analizuje dane techniczne. Inny częsty problem — ignorowanie drobnych zdarzeń. Na przykład: ktoś wysyła plik z danymi klientów do niewłaściwego odbiorcy. „To tylko pomyłka” – myśli pracownik. Tyle że ta pomyłka może wymagać formalnego zgłoszenia. I wielu firmom się to wymyka. Nie pomaga też brak szkoleń. Pracownicy boją się zgłaszać problemy, bo nie chcą być „winni”. A przecież zgłoszenie nie oznacza winy. Oznacza odpowiedzialność. Lepiej, żeby coś zostało zgłoszone za wcześnie, niż wcale.

Reaguj, zanim coś się wydarzy

Nie chodzi o to, żeby panikować. Ale trzeba realistycznie założyć, że do jakiegoś incydentu prędzej czy później dojdzie. Nie jesteś w stanie przewidzieć każdego błędu, ale możesz ograniczyć jego skutki. Firmy, które mają plan, przeszkolony zespół i jasny podział ról, reagują szybciej i lepiej. Wiedzą, co robić, nie czekają z założonymi rękami, nie zastanawiają się, czy już trzeba zgłaszać, czy jeszcze nie. Zgłoszenie do UODO w odpowiednim czasie, informacja dla klientów i podjęcie działań naprawczych – to dziś standard, nie przewaga konkurencyjna.

Nie musisz mieć dedykowanego działu bezpieczeństwa. Wystarczy dobrze opracowany dokument, rozsądnie przeszkoleni pracownicy i podejście oparte na konkretach. Tyle trzeba, by nie tylko chronić dane, ale też nie stracić zaufania. Bo tego — jak raz się straci — łatwo nie odzyskasz.