Przekazywanie danych poza EOG – jak zapewnić zgodność z RODO

Transfer danych poza EOG — kiedy to dotyczy sklepu

Sprzedaż online wiąże się z przetwarzaniem imion, nazwisk, adresów, numerów telefonów, adresów e-mail czy danych do płatności. Jeśli korzystasz z systemu mailingowego z siedzibą w USA, outsourcujesz obsługę płatności do zagranicznego operatora albo przechowujesz bazę klientów na serwerach spoza EOG, przekazujesz dane do państwa trzeciego.

Co ważne — nie każdy kontakt z usługodawcą spoza EOG to od razu transfer. Jeśli Twoi pracownicy pracują zdalnie z zagranicy, ale logują się do europejskiego serwera — nie ma mowy o klasycznym przekazaniu danych do państwa trzeciego. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy dane fizycznie trafiają do dostawcy z siedzibą poza EOG.

Jak to zrobić legalnie — praktyka dla sklepów internetowych

Najprostszy scenariusz? Wybrać dostawcę, który działa w kraju uznanym przez Komisję Europejską za bezpieczny. W przypadku USA sprawa jest bardziej skomplikowana — Ameryka od dawna jest kością niezgody w przepisach o prywatności. Od 2023 roku obowiązuje tzw. Data Privacy Framework — pozwala legalnie przesyłać dane, ale tylko do firm, które mają ważny certyfikat. Zanim podpiszesz umowę z amerykańską platformą mailingową, sprawdź, czy widnieje w rejestrze certyfikowanych podmiotów.

Co, jeśli dostawca nie ma certyfikatu ani nie pochodzi z „bezpiecznego” kraju? Tu wchodzi w grę standardowa metoda: Standardowe Klauzule Umowne. To gotowe wzorce umów zatwierdzone przez Komisję Europejską. Nie możesz ich zmieniać według uznania — musisz podpisać je w całości, a dodatkowo ocenić, czy w danym państwie dane faktycznie są chronione.

W praktyce oznacza to, że Twój sklep powinien:

• podpisać Klauzule Umowne z zagranicznym usługodawcą,

• sprawdzić, czy prawo danego kraju nie pozwala np. służbom na niekontrolowany dostęp do danych,

• zastosować dodatkowe zabezpieczenia — szyfrowanie, pseudonimizację czy ograniczenie zakresu danych do minimum.

O czym jeszcze musisz pamiętać jako właściciel sklepu

Kilka zasad, o których nie możesz zapomnieć, jeśli chcesz bezpiecznie i legalnie przesyłać dane klientów poza Europę:

1. Informuj klienta

W polityce prywatności wyraźnie wskaż, że dane mogą być przekazywane poza EOG. Podaj, do jakiego kraju, na jakiej podstawie i jakie środki zabezpieczające stosujesz.

2. Sprawdzaj swoich dostawców

Nie ufaj ślepo marketingowym obietnicom. Poproś o dokumenty potwierdzające certyfikaty, mechanizmy bezpieczeństwa i politykę reagowania na incydenty.

3. Dokumentuj wszystko

Każdy transfer poza EOG powinien znaleźć się w Twoim rejestrze czynności przetwarzania. To Twoja tarcza na wypadek kontroli. Brak zapisu oznacza brak rozliczalności — a to prosta droga do kary.

4. Zadbaj o zgodność na bieżąco

Jeśli korzystasz z nowego narzędzia mailingowego czy CRM z siedzibą w USA, nie zapomnij zaktualizować dokumentów i oceny ryzyka. W razie zmiany prawa w państwie odbiorcy musisz na nowo ocenić skutki transferu.

Co grozi za złamanie zasad?

Naruszenie zasad transferu danych poza EOG może kosztować sklep internetowy miliony. Urząd Ochrony Danych Osobowych ma prawo nałożyć karę nawet do 4% rocznego obrotu lub 20 milionów euro. Dla sklepu działającego w branży B2C równie bolesna jest utrata reputacji — coraz więcej klientów zwraca uwagę, czy ich dane są faktycznie chronione.

Jeśli sprzedajesz w sieci, nie unikniesz korzystania z dostawców spoza EOG. Ale to nie znaczy, że musisz ryzykować. Podstawa to znajomość przepisów, świadome wybory technologiczne i odpowiednia dokumentacja. RODO nie zabrania transferów — wymaga tylko, byś robił to z głową i odpowiedzialnością.