RODO a praca zdalna – jak zabezpieczyć dane poza biurem?

Mobilność kontra bezpieczeństwo

Model hybrydowy i praca zdalna to już codzienność – w e-commerce, usługach, marketingu czy obsłudze klienta. Problem w tym, że dane osobowe nie rozróżniają biura od domowego biurka. Wszędzie muszą być równie dobrze chronione. Tyle że w domowym zaciszu, w hotelowym lobby czy na pokładzie pociągu łatwo o kompromitującą i kosztowną wpadkę. A te mogą skończyć się karą do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. RODO nie robi wyjątków – obowiązuje niezależnie od lokalizacji. Największym ryzykiem nie jest już samo przetwarzanie danych poza siedzibą firmy. To sposób, w jaki pracownicy obchodzą się z dokumentami i sprzętem – często bez właściwego przeszkolenia, procedur i zaplecza technicznego. Wystarczy chwila nieuwagi: zagubiony laptop, otwarty dokument w kawiarni czy rozmowa telefoniczna w pociągu. Brak podstawowych zabezpieczeń – jak filtr prywatyzujący, szyfrowane dyski czy polityka silnych haseł – to prosta droga do naruszenia ochrony danych. Nie wystarczy raz podpisać klauzuli informacyjnej i uznać sprawy za zamknięte. Obowiązkiem administratora – a więc właściciela firmy – jest nie tylko opracowanie procedur ochrony danych, ale też ich stała aktualizacja i kontrola. W myśl zasady rozliczalności z art. 5 RODO, to właśnie przedsiębiorca musi być w stanie wykazać, że wdrożył i stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne. W epoce pracy hybrydowej to oznacza regularne szkolenia, politykę BYOD (Bring Your Own Device), a przede wszystkim świadomość, że praca zdalna to nie tymczasowy wyjątek, tylko nowy standard.

Zagrożenia są bardziej powszechne, niż wielu właścicieli firm przypuszcza. Łączenie się z publicznymi sieciami Wi-Fi bez VPN, brak dwuetapowej weryfikacji, brak kontroli nad oprogramowaniem na prywatnych urządzeniach pracowników – to wszystko realne problemy, które każdego dnia mogą skutkować wyciekiem danych. A gdy te trafią w niepowołane ręce, tłumaczenie się „pracą zdalną” nie działa. Pracodawca odpowiada za całość procesu przetwarzania danych, niezależnie od miejsca jego wykonania.

10 zasad bezpiecznej pracy zdalnej, które realnie chronią Twoją firmę

Bezpieczeństwo danych podczas pracy zdalnej nie jest zarezerwowane dla dużych korporacji z własnym działem IT. Nawet mała firma może wdrożyć rozsądne i skuteczne środki ochrony. Oto 10 zasad, które powinny znaleźć się w każdej polityce bezpieczeństwa danych w modelu zdalnym:

1. Szkolenia to fundament

   Każdy pracownik powinien znać zasady bezpiecznego obchodzenia się z danymi – od rozpoznawania prób phishingu po procedury zgłaszania incydentów. Nie wystarczy prezentacja na onboarding – szkolenia muszą być cykliczne.

2. Silne, ale zapamiętywalne hasła

   Hasło typu „Galwaniczny123$” tylko wygląda na mocne. Zamiast tego postaw na długie, osobiste frazy, np. „MojaStaraSzafaZawszeSkrzypi”. Minimum 12 znaków. Bez kombinowania – lepiej działa.

3. Dwustopniowa weryfikacja (2FA)

   Google Authenticator, Duo Mobile czy Microsoft Authenticator to nie fanaberia, tylko standard. Jedno kliknięcie więcej, ale kilka milionów złotych mniej w przypadku wycieku.

4. VPN i prywatne hotspoty zamiast darmowego Wi-Fi

   Nie ma bezpiecznej pracy z siecią hotelową. Bez VPN pracownik może nieświadomie przesyłać dane przez serwery, do których dostęp mają osoby trzecie. To nie scenariusz z filmu – to codzienność.

5. Automatyczna blokada ekranu

   Odchodząc od komputera, blokuj ekran. Nie „jak się pamięta”, tylko z automatu. Ustaw 2-minutowy timeout i po problemie.

6. Filtry prywatyzujące na ekranach

   Ekran laptopa w pociągu lub kawiarni powinien być widoczny tylko dla użytkownika. Filtr ogranicza kąt widzenia i eliminuje podglądanie przez ramię.

7. Słuchawki z mikrofonem z funkcją wyciszenia

   Pracując zdalnie, często uczestniczysz w spotkaniach. Wystarczy jedna rozmowa bez słuchawek w miejscu publicznym, by nieświadomie udostępnić dane osobowe całemu wagonowi.

8. Kopie zapasowe offline

   Dysk zewnętrzny z szyfrowaniem sprzętowym to niewielki koszt, który ratuje firmę w razie awarii, kradzieży lub cyberataku. Przechowywanie danych wyłącznie „w chmurze” to za mało.

9. Wsparcie IT zawsze dostępne

   Pracownicy muszą mieć możliwość kontaktu z pomocą techniczną w razie problemu z kontem, podejrzenia phishingu czy awarii sprzętu. Bez tego pracownik zacznie improwizować, a to najkrótsza droga do katastrofy.

10. Odpowiedzialność zbiorowa

    Bezpieczeństwo danych to nie zadanie „informatyka”, tylko wspólna odpowiedzialność. Firma musi stworzyć kulturę ochrony danych – taką, w której pracownik wie, że bezpieczeństwo zaczyna się od jego własnych nawyków.

RODO i praca zdalna – nie ignoruj obowiązków, które mogą kosztować majątek

RODO nie zakazuje pracy zdalnej. Ale wymaga, by dane osobowe były tak samo bezpieczne w domu pracownika, jak w zamkniętym serwerowni. Odpowiedzialność za to bezpieczeństwo ponosi administrator danych, czyli właściciel firmy. Nie da się jej przenieść na pracownika – nawet jeśli ten sam instaluje oprogramowanie, wybiera sprzęt, czy sam łączy się z siecią. Dlatego właśnie tak ważne są wewnętrzne procedury, szkolenia i kontrola. Każdy pracownik powinien wiedzieć, czego mu wolno, a czego nie. Pracodawca – z kolei – musi zadbać o to, by narzędzia i systemy, z których korzystają zdalni pracownicy, spełniały wymogi wynikające z przepisów. Tylko tak można mówić o realnym bezpieczeństwie danych osobowych.

Praca zdalna i RODO nie wykluczają się nawzajem. Ale niefrasobliwość już tak. W świecie, w którym dane osobowe są walutą, wyciek nawet jednej bazy klientów może pociągnąć za sobą ogromne straty finansowe i wizerunkowe. A przecież wystarczy wprowadzić kilka dobrych nawyków i wyposażyć zespół w odpowiednie narzędzia. Bo kiedy chodzi o dane osobowe, prewencja zawsze kosztuje mniej niż naprawa szkód.