RODO a korzystanie z usług chmurowych – na co zwrócić uwagę?
Rozwiązania chmurowe stały się nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania firm. Przechowujemy w nich dokumenty, bazy klientów, projekty i korespondencję. Wygoda i elastyczność idą jednak w parze z obowiązkami wynikającymi z RODO. Brak staranności w tym obszarze może skończyć się kontrolą organu nadzorczego, wysoką karą oraz utratą zaufania kontrahentów i klientów.
Jasne ustalenie ról i warunków przetwarzania danych
Pierwszym krokiem przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą chmury jest precyzyjne określenie, kto pełni rolę administratora danych, a kto występuje jako podmiot przetwarzający. Administrator decyduje, w jakim celu i w jaki sposób dane są przetwarzane, a dostawca chmury realizuje te operacje w jego imieniu.
Kluczowe jest podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych. Powinna ona obejmować m.in.:
kategorie przetwarzanych danych,
cel i zakres przetwarzania,
rodzaj zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych,
zasady przeprowadzania audytów,
procedury w przypadku naruszenia ochrony danych.
Praktyka pokazuje, że jednym z częstszych zaniedbań jest pomijanie kwestii lokalizacji serwerów. Dane przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego podlegają innym procedurom niż te przekazywane poza UE. Jeśli dostawca korzysta z serwerów w krajach trzecich, niezbędne są dodatkowe podstawy prawne transferu – np. standardowe klauzule umowne. Brak takich zabezpieczeń oznacza naruszenie przepisów, nawet jeśli firma działa w dobrej wierze.
Bezpieczeństwo danych i gotowość na sytuacje awaryjne
RODO nakłada na administratora obowiązek zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych osobowych. W praktyce oznacza to konieczność stosowania:
szyfrowania plików w trakcie przechowywania i przesyłania,
wieloskładnikowego uwierzytelniania użytkowników,
regularnego tworzenia i testowania kopii zapasowych,
systematycznego monitorowania dostępu i operacji na danych,
ograniczenia dostępu wyłącznie do osób upoważnionych.
zapoznaj się z bogatymi pakietami usług jakie mogą sprostać Twoim oczekiwaniomJeżeli szukasz wsparcia prawnego swojego e-biznesu
W umowie z dostawcą chmury warto zapisać maksymalny czas reakcji na incydent naruszenia bezpieczeństwa – najlepiej kilka godzin od wykrycia. Administrator ma tylko 72 godziny na zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu, dlatego szybka informacja od dostawcy jest istotna. Warto też ustalić procedury działania w przypadku awarii lub utraty danych. Nie wszystkie firmy testują swoje kopie zapasowe w praktyce, co może okazać się kosztownym błędem w momencie, gdy dane faktycznie trzeba odtworzyć.
Stały nadzór nad dostawcą i dbałość o procedury wewnętrzne
Podpisanie umowy to dopiero początek. RODO wymaga, aby administrator na bieżąco nadzorował sposób przetwarzania danych przez podmiot, któremu je powierzył. Może to być realizowane poprzez audyty, raporty od dostawcy czy kontrolę certyfikatów bezpieczeństwa.
Codzienna praca z chmurą powinna opierać się na kilku żelaznych zasadach:
Sprawdzaj zapisy umowne – unikaj sytuacji, w której dostawca przerzuca całą odpowiedzialność na klienta.
Kontroluj lokalizację danych – szczególnie przy zmianach infrastruktury dostawcy.
Aktualizuj rejestr czynności przetwarzania – gdy zmienia się konfiguracja systemu lub zakres przetwarzanych danych.
Regularnie weryfikuj dostęp użytkowników – usuwaj uprawnienia osobom, które już ich nie potrzebują.
Testuj procedury awaryjne – upewnij się, że w razie problemu odzyskanie danych jest możliwe w krótkim czasie.
Firmy, które traktują ochronę danych w chmurze priorytetowo, unikają nie tylko ryzyka kar finansowych, ale również problemów wizerunkowych. W dobie rosnącej konkurencji i świadomości klientów transparentne podejście do bezpieczeństwa danych jest realnym atutem rynkowym.
Czy ten artykuł był przydatny?
