Wirtualne kasy fiskalne od 1 czerwca

1 czerwca br. weszły w życie przepisy umożliwiające wybranym branżom korzystanie z wirtualnych kas fiskalnych online -  chodzi o Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r.  w sprawie grupy podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Wprowadzenie wirtualnych kas fiskalnych ma zachęcić przedsiębiorców do wyjścia z szarej strefy poprzez obniżenie kosztów zakupu kasy rejestrującej oraz przyjazne użytkowanie — wystarczy smartfon i odpowiednia aplikacja, aby móc online przesyłać fiskusowi informacje o przeprowadzonych transakcjach. W branży transportowej wirtualne kasy mają pomóc w walce z nieuczciwą konkurencją. Używanie wirtualnych kas fiskalnych nie będzie obowiązkowe. Mają one być alternatywą do obecnie stosowanych kas rejestrujących.

Wirtualne kasy fiskalne. Dla jakich branż?

Nowe przepisy wprowadzają możliwość używania wirtualnych kas fiskalnych przez podatników z następujących branż: gastronomicznej, hotelarskiej oraz transportowej, a także przez podatników zajmujących się sprzedażą niektórych rodzajów paliw.

Wirtualne kasy fiskalne on line mogą być używane w odniesieniu do takich czynności jak: 

• przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką,

• wynajem samochodów osobowych z kierowcą,

• przeprowadzki,

• usługi transportu drogowego, kolejowego, morskiego, wodnego śródlądowego, lotniczego,

• usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem,

• usługi świadczone przez pola kempingowe i namiotowe,

• usługi świadczone w restauracjach i pozostałych placówek gastronomicznych,

• catering,

• usługi w zakresie sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

W Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania określono szczegółowo:

• Wymagania techniczne dla wirtualnych kas fiskalnych -  przed wprowadzeniem na rynek kasy będą poddane procesowi certyfikacji, za który odpowiada Główny Urząd Miar. Certyfikaty kas będą ważne nie krócej niż 5 lat i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia. 

• Sposób ich używania -  podatnik ma obowiązek zapewnienia połączenia kasy z drukarką i jej konfigurację w sposób zapewniający poprawny wydruk.  Za pośrednictwem kasy nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług — do tego służy odrębna ewidencja zwrotów i reklamacji. W Rozporządzeniu zawarto także zasady postępowania w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji.

• Sposób prowadzenia ewidencji przy użyciu wirtualnych kas -  sprzedawca wystawia i wydaje kupującemu paragon fiskalny nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez jego żądania.

• Postępowanie w przypadku zakończenia używania kas w sytuacji zamykania działalności gospodarczej — podatnik wystawia łączny raport fiskalny rozliczeniowy i przesyła informację o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu do Centralnego Repozytorium Kas informację.

Kasa online a kasa wirtualna. Jakie są różnice?

Zarówno kasy wirtualne, jak i kasy online mają funkcję przesyłu danych do systemu teleinformatycznego za pośrednictwem internetu. Dane z kas trafiają do Centralnego Repozytorium Kas.

Informacje z paragonów w przypadku kas fiskalnych online trafiają w formie elektronicznej do systemu informatycznego resortu finansów z różną częstotliwością, np. na zakończenie dnia lub co tydzień.

Wirtualna kasa fiskalna online przekazuje wszystkie wygenerowane dokumenty fiskalne co minutę. Przesyłanie informacji na temat prowadzonej ewidencji odbywa się w tym przypadku w trybie ciągłym i praktycznie bezpośrednim. A to oznacza, że fiskus będzie miał możliwość niemal natychmiastowej reakcji na nieprawidłowości dotyczące prowadzonej ewidencji sprzedaży. Po zarejestrowaniu sprzedaży wirtualna kasa wygeneruje paragon opatrzony unikalnym identyfikatorem. Zastosowanie zaawansowanych metod kryptograficznych do generowania identyfikatorów uniemożliwi różnego rodzaju nadużycia. Próby paragonowych manipulacji spowodują zatrzymanie łańcucha dokumentów, co zostanie natychmiast wykryte przez administrację skarbową dzięki zastosowaniu algorytmów sztucznej inteligencji. 

A co w sytuacji, kiedy podatnik nie będzie miał dostępu do internetu (problemy z siecią, awarie)? W takich przypadkach będzie możliwa sprzedaż w trybie off-line, ale co istotne — nie dłużej niż 15 minut. Po upływie kwadransa wirtualna kasa straci możliwość rejestrowania sprzedaży. Wznowi ją dopiero po zalogowania do sieci.

Nowy typ spółki od 1 marca 2021 rok Dorota Kraskowska