Jak zabezpieczyć swój e-sklep przed zmianami prawnymi?

Zmiany w prawie. Co powinien sprzedawca?

Znajomość i przestrzeganie aktów prawnych jest kluczem do prowadzenia legalnej działalności e-commerce. Dlatego dla właścicieli e-sklepów kluczowe jest zrozumienie, jak zmiany prawne mogą wpłynąć na ich działalność i jak się przed nimi zabezpieczyć. Co przedsiębiorcy mogą zrobić we własnym zakresie, jak pokierować tematem, by nie narazić się choćby organom nadzorczym, nie wspominając o klientach?  

Od września 2023 e-sprzedawcy pod lupą skarbówki Monika Świetlińska

Pierwszym krokiem w zabezpieczaniu e-sklepu przed zmianami prawnymi jest zrozumienie obowiązujących przepisów. Regulacje dotyczące handlu elektronicznego są częścią szeroko zakrojonego systemu prawnego, który obejmuje m.in. ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawę o ochronie danych osobowych oraz ustawę o prawach konsumenta. O tym w dalszej części tego artykułu.

Niezwykle ważne jest również monitorowanie zmian w przepisach, które mogą nastąpić niespodziewanie. W tym celu warto korzystać z serwisów informacyjnych, uczestniczyć w branżowych szkoleniach i konferencjach czy konsultować się z prawnikami specjalizującymi się w prawie e-commerce. Nie każdy właściciel e-sklepu jest ekspertem prawnym. Dlatego warto nawiązać współpracę z prawnikami lub kancelariami specjalizującymi się w prawie e-commerce. Dzięki temu można liczyć na profesjonalne wsparcie w przypadku pojawienia się wątpliwości czy problemów prawnych.

Elastyczność w działaniu pomoże w dostosowaniu działalności e-sklepu do zmian w regulacjach prawnych. Może to dotyczyć np. procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, zwrotami towarów czy reklamacjami. Kluczowe jest więc takie podejście do biznesu, które umożliwi wprowadzenie niezbędnych zmian w krótkim czasie.

Błędy popełniane przez właścicieli e-sklepów w kontekście przestrzegania prawa

Właściciele e-sklepów, chcąc zapewnić klientom jak najlepsze doświadczenia zakupowe, mogą niekiedy nieświadomie popełniać błędy w zakresie przestrzegania obowiązującego prawa. Oto kilka najczęstszych błędów, które warto znać i unikać:

Dyrektywa Omnibus uderzy w e-commerce Monika Świetlińska

• Błędy na stronie w zakresie spełniania obowiązków informacyjnych. E-sklepy są zobowiązane do informowania klientów o wielu kwestiach, takich jak prawa konsumenta, przetwarzanie danych osobowych czy warunki dostawy. Niedostateczne lub błędne informacje mogą prowadzić do problemów prawnych.

• Błędy w zakresie obsługi reklamacji. Właściciele sklepów muszą znać i przestrzegać procedur reklamacyjnych zgodnie z obowiązującym prawem.

• Odsyłanie towaru do producenta na gwarancji, a nie z rękojmi. Często e-sklepy mylą te dwa pojęcia i kierują klientów bezpośrednio do producenta w przypadku reklamacji, mimo że odpowiedzialność w ramach rękojmi spoczywa na sprzedawcy.

• Brak dostosowania się do dyrektywy Omnibus i błędy w informowaniu o cenach promocyjnych. Niewłaściwe stosowanie promocji i ofert specjalnych może być mylące dla klientów i naruszać przepisy dotyczące ochrony konsumenta.

• Niewłaściwe informacje o kosztach, a w szczególności cła, wysyłki, ale także w ramach odesłania towaru przy zwrocie, czy wysyłki przy reklamacji).

• Przenoszenie przyzwyczajeń z offline do online. Prawo e-commerce różni się od prawa w  tradycyjnym handlu. To, jak funkcjonuje sklep stacjonarny, nie znaczy, że tak samo działa sklep online.

• Zbieranie zgód bez potrzeby. Nadmierne zbieranie danych i zgód może naruszać przepisy RODO i prowadzić do sankcji.

• Niespełnianie praw wynikających z RODO, a w tym: brak jasnej polityki prywatności, nieuzyskanie zgody na przetwarzanie danych, brak możliwości wycofania zgody, nieaktualizowanie systemów bezpieczeństwa, brak informacji o przenoszeniu danych, nieudostępnianie klientom ich danych, nieprzestrzeganie prawa do bycia zapomnianym.

• Wykorzystywanie maili klientów po zakupie do newslettera. Bez odpowiedniej zgody to naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

• Utrudnianie wypisania się z newslettera. Skomplikowany proces wypisywania się z newslettera może być frustrujący dla klientów i naruszać przepisy prawne.

Rewolucja cenowa e-sklepów. Nowe zasady i sankcje. Dyrektywa Omnibus Monika Świetlińska

- Od wielu lat przyglądam się zmianom rynku e-commerce, ale też pewnym stałych błędom, które właściciele e-sklepów niejednokrotnie powtarzają. Często to wynik pośpiechu, chęci zysku, a czasem czystej niewiedzy. Wiele sklepów pomija podstawy, takie jak prawidłowe informowanie o prawach konsumenta czy nie widzi różnic między gwarancją a rękojmią. A przecież dziś przestrzeganie prawa jest nie tyle obowiązkiem, co sztuką budowania zaufania. W branży e-commerce, gdzie konkurencja jest zaledwie kliknięciem myszy dalej, właściciele sklepów muszą zdać sobie sprawę, że zgodność z prawem to nie tylko unikanie wysokich kar, ale przede wszystkim inwestycja w przyszłość i lojalność klienta - skomentował Rafał Stępniewski, prezes Rzetelnej Grupy, właściciel marki Rzetelny Regulamin.

Instytucje doradcze i prawne. Akty prawne

Unikanie błędów jest kluczem do prowadzenia legalnej i etycznej działalności e-commerce. Właściciele e-sklepów powinni regularnie przeglądać swoje procedury i praktyki, aby upewnić się, że są zgodne z obowiązującym prawem i najlepszymi praktykami branżowymi. Mogą to zrobić na kilka sposobów, a jednym z nich jest zwrócenie się o wsparcie do instytucji, które działają doradczo i prawnie w zakresie e-commerce. Są to:

1. Polska Agencja Inwestycji i Handlu (PAIH). Jest to instytucja doradcza działająca we współpracy z Grupą Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) pod kierownictwem Ministerstwa Rozwoju i Technologii. PAIH wspiera przedsiębiorców w wyborze optymalnej ścieżki ekspansji za granicą i współpracuje z sektorem publicznym oraz partnerami regionalnymi.
2. Izba Gospodarki Elektronicznej (e-Izba). Reprezentuje i wspiera interesy firm związanych z rynkiem gospodarki elektronicznej w Polsce. Misją e-Izby jest rozwój polskiej branży gospodarki cyfrowej poprzez współpracę, wymianę know-how i działania legislacyjne.
3. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Jest to organ do spraw ochrony danych osobowych. Kontroluje instytucje publiczne i prywatne w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
4. Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (SOKiK). To sąd okręgowy w Warszawie, kompetentny w kwestiach ochrony konkurencji i konsumentów. Przedsiębiorcy mogą odwołać się od decyzji UOKiK bezpośrednio do SOKiK.

Najlepsze praktyki w komunikacji z klientem, który nie odebrał przesyłkiMonika Świetlińska

Te instytucje oferują wsparcie prawnicze i doradcze dla podmiotów prowadzących działalność w zakresie e-commerce w Polsce. Współpraca z nimi może pomóc w zrozumieniu i przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawnych oraz w unikaniu potencjalnych problemów prawnych. O jakich przepisach prawa mówimy? W szczególności:

• Ustawa o prawach konsumenta, reguluje prawa i obowiązki zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców w zakresie sprzedaży na odległość.
• RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), dotyczy przetwarzania danych osobowych i ma kluczowe znaczenie dla e-sklepów, które zbierają i przetwarzają dane klientów.
• Prawo autorskie, chroni prawa twórców do ich dzieł, co jest istotne dla e-sklepów sprzedających produkty cyfrowe, takie jak muzyka, filmy czy oprogramowanie.
• Prawo telekomunikacyjne, dotyczy świadczenia usług telekomunikacyjnych, w tym usług internetowych.
• Prawo prasowe, może mieć znaczenie dla e-sklepów prowadzących blogi lub publikujących treści informacyjne.
• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, dotyczy wszelkiego rodzaju usług świadczonych online, w tym sprzedaży w e-sklepach.
• Ustawa o grach hazardowych, istotna dla e-sklepów oferujących gry online lub zakłady bukmacherskie.
• Ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, chroni konsumentów przed nieuczciwymi praktykami, takimi jak wprowadzające w błąd reklamy.
• Ustawa o wychowaniu w trzeźwości, dotyczy sprzedaży alkoholu online.
• Ustawa o bezpieczeństwie żywności i żywienia, istotna dla e-sklepów sprzedających żywność.
• Ustawa o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami, dotyczy wymiany informacji podatkowych między państwami, co może mieć znaczenie dla e-sklepów działających międzynarodowo, a także współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania.

Jak się w tym odnaleźć?

Idealnym sposobem bycia na bieżąco z aktualizacjami prawnymi jest skorzystanie z profesjonalnej obsługi prawnej, takiej jaką oferuje Rzetelny Regulamin. Prawnicy biorą na siebie nie tylko odpowiedzialność za śledzenie zmian w prawie i dostosowywanie dokumentacji prawnej e-sklepu do tych zmian, ale również aktualizują dokumentację firmy, by dostosować ją do nowych wymagań prawnych.

Kilka korzyści wynikających z korzystania z ich usług:

Bezpieczeństwo danych w e-commerce. Przegląd aktualnych wyzwańMonika Świetlińska

1. Gwarancja zgodności z prawem. Rzetelny Regulamin zapewnia, że dostarczane dokumenty są zgodne z obowiązującym prawem, biorąc pełną odpowiedzialność za ich treść.
2. Bezpieczeństwo i ochrona prawna. Dokumenty są przygotowywane w sposób rzetelny, chroniąc prawa zarówno sklepu, jak i jego klientów. Firma monitoruje wszystkie zmiany w prawie, dzięki czemu e-sklepy mogą być pewne, że ich działalność jest chroniona.
3. Budowanie marki i wiarygodności. Rzetelny Regulamin pomaga e-sklepom w budowaniu zaufania wśród klientów, zapewniając, że sklep spełnia wymogi prawne i jest przykładem dobrych praktyk.
4. Automatyczne aktualizacje. Dzięki integracji strony sklepu z Rzetelnym Regulaminem, dokumenty są zawsze aktualne i zgodne z prawem. Sklep otrzymuje informacje o nowej wersji dokumentu na 14 dni przed wejściem w życie nowych przepisów, a dokumenty automatycznie się aktualizują w dniu wejścia w życie przepisów.
5. Dedykowany opiekun. Rzetelny Regulamin oferuje szybką reakcję na prośby aktualizacji regulaminu, a dzięki integracji, zmiany automatycznie pojawiają się na stronie sklepu.