Czy Twoja firma wprowadziła nowe procedury weryfikacji pracowników?

Zmiany prawne a rzeczywistość korporacyjna

Przyjęte nowelizacje stanowią odpowiedź na rosnące zagrożenia w obszarze przestępczości seksualnej wobec nieletnich. Ustawodawca, zwiększając obostrzenia dotyczące weryfikacji osób pracujących z dziećmi, ma na celu eliminację potencjalnych zagrożeń w przestrzeni edukacyjnej, opiekuńczej i rekreacyjnej. 

W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia bardziej rygorystycznych procedur weryfikacyjnych przez wszystkie instytucje zatrudniające pracowników w kontaktach z małoletnimi. 

Czy znasz ryzyko ignorowania ustawy Kamilka w Twoim biznesie? Monika Świetlińska

Wprowadzenie tych zmian to nie tylko kwestia przestrzegania prawa, ale także budowanie zaufania i poczucia bezpieczeństwa wśród klientów i współpracowników.

- Choć nowelizacja ustawy wprowadza dodatkowe obciążenia administracyjne i proceduralne dla pracodawców, jest to krok, który może znacząco przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa dzieci. Pracodawcy, którzy skutecznie wdrożą zmiany, nie tylko unikną potencjalnych sankcji prawnych, ale także zbudują silniejsze zaufanie wśród swoich klientów i partnerów, co jest bezcenne w każdej branży zajmującej się opieką lub edukacją dzieci - powiedziała Anna Stępniewska, radca prawny, ekspert nowych technologii, członek zarządu w spółce Rzetelna Grupa.

Obowiązki pracodawców po zmianie ustawy

Nowelizacja wprowadza szereg obowiązków dla pracodawców, którzy zobowiązani są do sprawdzenia, czy potencjalny pracownik figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Wymaga to od firm stosowania procedur weryfikacyjnych, które są w stanie zapewnić pełne bezpieczeństwo dla dzieci. 

Dodatkowo, pracodawcy muszą zbierać i przechowywać dokumentację potwierdzającą brak zapisów w rejestrach karnych dla osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z opieką nad dziećmi. 

Ustawa zobowiązuje pracodawców do regularnego sprawdzania statusu karnego potencjalnych pracowników w Rejestrze Sprawców Przestępstw Seksualnych, a także do gromadzenia dokumentów potwierdzających ich czystość kryminalną. To również obejmuje obowiązek aktualizacji danych, jeśli dana osoba już pracuje, co ma kluczowe znaczenie dla instytucji pracujących z dziećmi. 

Czy Twoja firma musi dostosować się do nowelizacji "ustawy Kamilka"?Monika Świetlińska

Firma musi też wprowadzić wewnętrzne procedury zapewniające przestrzeganie tych przepisów oraz odpowiednie szkolenia dla pracowników HR dotyczące procedur weryfikacji i archiwizacji dokumentów. Zmiany te wymagają od pracodawców nie tylko dostosowania procedur wewnętrznych, ale również ciągłego monitorowania i raportowania zgodności z nowymi wymogami prawnymi.

Praktyczne aspekty wprowadzenia zmian w firmie

Wdrażanie zmian legislacyjnych w praktyce operacyjnej firmy wymaga przemyślanego podejścia. To nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także budowanie zaufania wśród rodziców i opiekunów. 

Firmy powinny zadbać o to, aby ich procedury były transparentne i dostępne do wglądu dla zainteresowanych stron. Warto również zainwestować w szkolenia dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych oraz przepisów związanych z ochroną nieletnich — czyli nie tylko tych, których wymaga ustawa.

Implementacja nowych regulacji, zgodnie z ustawą z 28 lipca 2023 r., oznacza dla pracodawców konieczność dostosowania się do wymogów weryfikacyjnych i dokumentacyjnych. Proces ten wymaga więc skutecznego systemu zarządzania informacjami oraz odpowiedniej infrastruktury IT.

Firmy muszą także skupić się na wewnętrznych protokołach reagowania na możliwe wykroczenia. To obejmuje procedury zgłaszania i zarządzania incydentami, które mogą wymagać natychmiastowej uwagi. Wdrożenie efektywnych procedur związanych z bezpieczeństwem dzieci jest ważnym elementem każdej organizacji opiekuńczej czy edukacyjnej.

Wdrażanie zmian w odpowiedzi na nowelizację ustawy jest to więc złożony proces wymagający od firm przemyślanej strategii, odpowiednich inwestycji w technologię i szkolenia, a także kultury organizacyjnej, która promuje transparentność i odpowiedzialność. Tylko w ten sposób można efektywnie chronić dzieci i zapewnić zgodność z nowymi wymogami prawnymi. Czasu jest jednak niewiele — ustawa zacznie obowiązywać już 15 sierpnia 2024 roku.

Perspektywy i wyzwania dla przedsiębiorstw

Choć nowelizacja ustawy stawia przed przedsiębiorstwami nowe wyzwania, jest też okazją do przeglądu i optymalizacji istniejących procesów. Firmy, które efektywnie wdrożą nowe przepisy, nie tylko zyskają na wiarygodności, ale również zabezpieczą się przed potencjalnymi ryzykami prawnymi i finansowymi związanymi z nieprzestrzeganiem przepisów. Jest to także moment, aby na nowo zdefiniować korporacyjne standardy etyczne i dobre praktyki.

Kary w branży e-commerce, o których głośno się nie mówiMonika Świetlińska

Przegląd i dostosowanie procedur rekrutacyjnych i weryfikacyjnych do nowych wymagań prawnych jest fundamentem każdej firmy działającej w sektorach wrażliwych, jak edukacja, opieka zdrowotna, rozrywka czy sport, gdzie bezpieczeństwo dzieci jest priorytetem. 

Implementacja bardziej rygorystycznych procedur weryfikacyjnych nie tylko zwiększa bezpieczeństwo dzieci, ale także buduje zaufanie społeczne. Firmy muszą teraz nie tylko sprawdzać przeszłość kandydatów w rejestrach przestępców, ale także prowadzić regularne audyty swoich procedur weryfikacyjnych i szkoleniowych, aby zapewnić ich aktualność i zgodność z najnowszymi wymogami.

To również szansa na wzmocnienie mechanizmów nadzoru i kontroli, które mogą przeciwdziałać potencjalnym nadużyciom. Wprowadzenie regularnych audytów, szkoleń z zakresu praw dziecka oraz procedur raportowania i reagowania na nieprawidłowości powinna być standardem najlepszych praktyk w branży.

Dla wielu przedsiębiorstw, szczególnie mniejszych, które mogą nie dysponować odpowiednimi zasobami do zarządzania skomplikowanymi wymaganiami prawnymi, może to oznaczać potrzebę konsultacji ze specjalistami ds. zgodności lub poszukanie zewnętrznych doradców prawnych. Inwestycja ta i przestrzeganie zasad compliance przyniesie długoterminowe korzyści, minimalizując ryzyko sankcji prawnych i finansowych.

Firmy, które odpowiednio podejdą do tych zmian, nie tylko unikną negatywnych konsekwencji, ale również mogą zyskać przewagę konkurencyjną poprzez pokazanie ich zaangażowania w ochronę najbardziej wrażliwych grup społecznych.

Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu aktualizacji "ustawy Kamila" w Twojej firmie? Masz wątpliwości, czy ustawa dotyczy Twojej firmy? Potrzebujesz przeszkolić swoich pracowników? Skontaktuj się z nami: [email protected] lub zadzwoń: 22 390 91 05.